A GUT consiste em uma ferramenta, criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, cuja finalidade é definir prioridades em meio a diversas alternativas de ação. Seu objetivo é priorizar as ações de forma racional, levando em conta a gravidade, tendência e urgência do fenômeno, permitindo escolher a tomada de ação mais adequada.
Os 3 elementos da matriz
Gravidade (G)
Tem como finalidade avaliar o impacto e intensidade que o problema pode gerar caso não seja solucionado a tempo. É medido de forma quantitativa, relacionado aos fatores financeiros da empresa e outros recursos. A pontuação vai de 1 a 5, na qual:
- 1 = Sem gravidade
- 2 = Baixa gravidade
- 3 = Grave
- 4 = Alta gravidade
- 5 = Extrema gravidade
Urgência (U)
Está ligada ao fator tempo. Será avaliada de acordo com a pontuação de gravidade do problema. Quanto mais grave a situação for, mais urgente será a solução a ser empregada. A pontuação varia de 1 a 5, sendo:
- 1 = Sem urgência, podendo esperar
- 2 = Baixa urgência
- 3 = Urgente, dar atenção aos prazos
- 4 = Alta urgência
- 5 = Extrema urgência, demanda ação imediata
Tendência (T)
Está ligada ao fator desenvolvimento e padrão. Representando o potencial de crescimento de um obstáculo, caso não seja solucionado. A pontuação varia de 1 a 5, sendo:
- 1 = Sem prejuízo
- 2 = Irá piorar a longo prazo
- 3 = Irá piorar no médio prazo
- 4 = Irá piorar já no curto prazo
- 5 = Piora imediata caso não seja solucionado
Como Montar a Matriz
Sabendo o que é e quais são os critérios da matriz GUT veremos como criá-la. A montagem é simples, basta listar e pontuar os problemas em questão e depois multiplicar essas pontuações. Acompanhe o passo a passo com esse exemplo:
1 – Liste os seus problemas
- Orçamento insuficiente para o cumprimento de campanhas de marketing
- Atraso de entrega em materiais de campanhas
- Índice de NPS insatisfatório
2 – Defina a gravidade, urgência e tendência (GUT)
- Orçamento insuficiente para cumprir campanhas de marketing = Gravidade (4) Urgência (4) Tendência (4)
- Atraso na entrega nos materiais de campanha = Gravidade (5) Urgência (5) Tendência (3)
- Índice de NPS insatisfatório = Gravidade (3) Urgência (4) Tendência (4)
3 – Realize o cálculo G x U x T para obter o ranking dos principais problemas
- Orçamento insuficiente para cumprir campanhas do marketing (4 x 5 x 4= 80)
- Atraso na entrega de materiais de campanhas (5 x 4 x 3= 60)
- Índice de NPS insatisfatório (3 x 4 x 4= 48), o orçamento insuficiente deve ser solucionado primeiro, seguido do atraso nas entregas de materiais para campanhas.
4 – Elaborar planos de ação para solucionar os problemas identificados após criada a matriz GUT e definidos quais problemas tratar com urgência, a próxima etapa é traçar planos para solucioná-los. Definir um responsável pela resolução de cada problema, assim como prazos para a realização dos planos e objetivos para cada ação executada. Esse processo fará com que seus problemas com maior pontuação, ou seja, mais urgentes sejam resolvidos de forma rápida e objetiva.
Conclusão
Como vimos, a GUT é um instrumento de fácil utilização, e por isso, um dos métodos mais utilizados na gestão da qualidade. Além de dar apoio à tomada de decisão, ela reduz o número de problemas mais graves nas organizações, dando prioridade e foco aos assuntos mais importantes.
